Sau đây là 10 câu hỏi của người kinh doanh và trả lời của bà Nguyễn Quỳnh Dương, Tổng giám đốc phần mềm quản lý bán hàng đa kênh Nhanh.vn:

1 - Tôi bán áo dài, mua vải, thuê thợ nhà gia công, mua hột, thuê thợ nhà hoặc tự đính hột. Tổng bán trên sàn thương mại điện tử 20 triệu đồng mỗi tháng, lấy hóa đơn đầu vào như thế nào?

Bà Nguyễn Quỳnh Dương, Tổng giám đốc phần mềm quản lý bán hàng đa kênh Nhanh.vn:

Bạn bán khoảng 20 triệu đồng một tháng, tức chưa đến 300 triệu một năm. Hiện tại, bạn chưa đạt mức doanh thu 1 tỷ đồng một năm, nên bạn chưa phải xuất hóa đơn đầu ra. (Theo Điều 11, NĐ70/2025).

Bạn chưa bị bắt buộc thực hiện chế độ kế toán hay thu thập đầy đủ hóa đơn đầu vào. Tuy nhiên, bạn vẫn nên lấy hóa đơn vải vóc, nguyên phụ liệu để chuẩn bị cho việc kiểm tra xuất xứ nguồn gốc hàng hóa trong trường hợp cơ quan chức năng (Quản lý thị trường, Công an...) yêu cầu kiểm tra . Với vải, nguyên phụ liệu, bạn yêu cầu nhà cung cấp xuất hóa đơn bán hàng/hóa đơn VAT cho bạn.

2 - Tôi bán hàng đồ cổ trên mạng xã hội, vậy làm thế nào để chứng minh đầu vào hợp lệ và xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng?

Bà Nguyễn Quỳnh Dương, Tổng giám đốc phần mềm quản lý bán hàng đa kênh Nhanh.vn:

Ngành bán hàng đồ cổ là nơi mà nguồn hàng thường đến từ sưu tầm cá nhân, trao tay, hoặc các giao dịch không có hóa đơn.

Bạn có thể lập bảng kê theo mẫu 01/TNDN. Nếu giá trị cao thì nên làm thêm hợp đồng mua bán với cá nhân, trong đó ghi rõ thông tin bên bán (ví dụ số điện thoại, địa chỉ, căn cước công dân, mã số thuế nếu có), mô tả hàng hóa, giá tiền, ngày tháng giao dịch, chữ ký hai bên. Nếu giá trị hàng hoá cao, bạn có thể yêu cầu công chứng hợp đồng.

Bạn nên lưu trữ thêm hồ sơ sưu tầm (ảnh, video, nội dung đối chiếu thực tế món đồ...). Bên cạnh đó, bạn cũng nên giữ phiếu thu chi tiền mặt hoặc chuyển khoản có nội dung giao dịch rõ ràng.

Những hồ sơ, giấy tờ trên không phải là hoá đơn điện tử theo quy định của cơ quan thuế. Tuy nhiên, nó có thể giúp bạn chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá một cách minh bạch.

Còn về việc xuất hoá đơn đầu ra, bạn chỉ cần đăng ký HKD kê khai/công ty - mua hóa đơn điện tử của các bên cung cấp giải pháp hoá đơn, đăng ký mẫu hóa đơn với cơ quan thuế là có thể xuất hóa đơn.

3 - Tôi kinh doanh hàng đồ gia dụng và mỹ phẩm xách tay từ người quen vậy cần phải làm như thế nào để minh bạch đầu vào và xuất hóa đơn đầu ra được cho khách?

Bà Nguyễn Quỳnh Dương, Tổng giám đốc phần mềm quản lý bán hàng đa kênh Nhanh.vn:

Hàng xách tay từ người quen nếu không có hồ sơ nhập khẩu thì không được coi là đầu vào hợp lệ thậm chí có thể bị coi là hàng lậu. Nếu muốn minh bạch, bạn cần chuyển sang nhập khẩu chính ngạch với tư cách công ty.

Trong trường hợp công ty của bạn không có khả năng thực hiện các thủ tục nhập khẩu hoặc bạn là hộ kinh doanh (không được phép nhập khẩu theo luật), bạn có thể ký hợp đồng ủy thác nhập khẩu thông qua một công ty logistic làm thủ tục nhập khẩu thay bạn. Đơn vị này sẽ thực hiện các thủ tục nhập khẩu và xuất hóa đơn đầu vào cho bạn.

4 - Đối với hóa đơn điện tử đã xuất ra khi bán hàng online, khi khách hoàn hàng thì xử lý hóa đơn như thế nào?

Bà Nguyễn Quỳnh Dương, Tổng giám đốc phần mềm quản lý bán hàng đa kênh Nhanh.vn:

Theo Nghị định 70/2025, thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (gồm bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Như vậy, với đơn hàng online, thời điểm xuất hóa đơn phù hợp nhất là khi shiper giao hàng cho người mua. Tuy nhiên, thực tế người bán không biết shipper giao hàng vào thời điểm nào, chỉ có thể căn cứ vào trạng thái đơn hàng được các hãng vận chuyển hoặc sàn thương mại điện tử cập nhật. Trên phần xuất hóa đơn của phần mềm Nhanh.vn, các cửa hàng thông thường sẽ cài đặt trạng thái đơn hàng được giao thành công thì mới xuất hóa đơn.

Có hai trường hợp thường xảy ra khi bán hàng online. Trường hợp thứ nhất, khi shipper giao tới, khách xem hàng, nhưng từ chối nhận và hoàn lại luôn cho shipper. Khi đó, trạng thái đơn hàng hiển thị trên hệ thống của các hãng vận chuyển hoặc sàn thương mại điện tử là "Hoàn". Như vậy, bên bán không cần phải xuất hoá đơn với trường hợp này.

Trường hợp thứ hai, người mua hoàn hàng sau khi đã nhận hàng từ shipper. Như vậy, trạng thái đơn hàng trên đã được các hãng vận chuyển hoặc sàn thương mại điện tử ghi nhận là "Thành công". Người bán cần tạo một phiếu trả hàng để ghi nhận việc hoàn trả hàng hoá của người mua.

Khi đó, phần mềm xuất hoá đơn của nhiều đơn vị sẽ tạo ra một hoá đơn điều chỉnh giảm tương ứng với phiếu trả hàng. Trên hóa đơn điều chỉnh giảm này sẽ ghi rõ điều chỉnh hóa đơn gốc là hóa đơn nào, mặt hàng nào được trả lại, số lượng đơn giá như thế nào để shop được giảm trừ doanh thu cho đúng.

5- Bán hàng khách nào cũng phải xuất hóa đơn điện tử, vậy nếu mất điện, mất mạng, máy hỏng, phần mềm lag thì chủ quán sẽ xử lý ra sao?

Bà Nguyễn Quỳnh Dương, Tổng giám đốc phần mềm quản lý bán hàng đa kênh Nhanh.vn:

Hiện tại, các phần mềm hầu hết đều làm theo dạng SAAS - dữ liệu được lưu online trên server, chứ không lưu dữ liệu trên máy tính của người dùng như trước đây. Do đó, nếu máy tính của cửa hàng mất điện, mạng, chủ shop có thể dùng điện thoại/máy tính khác miễn là truy cập được vào internet bằng account của mình để xuất hóa đơn.

Phần mềm lag lỗi là hoàn toàn có thể xảy ra, các bên phần mềm luôn có đội ngũ kỹ thuật khắc phục sớm nhất có thể và thông báo tới người dùng hướng xử lý.

Trong khi hệ thống lỗi, người bán chờ bên cung cấp khắc phục và xuất hóa đơn ngay sau khi lỗi được xử lý. Người bán có thể ghi chép lại lịch sử các sự cố thông qua thông báo, xác nhận của bên cung cấp phần mềm để lưu lại giải trình sau.

6 - Hộ kinh doanh xuất hoá đơn Shopee có phải ghi tên và địa chỉ không, vì bán qua nền tảng này thì cần bảo mật tên?

Bà Nguyễn Quỳnh Dương, Tổng giám đốc phần mềm quản lý bán hàng đa kênh Nhanh.vn:

Theo khoản 3, điều 11, Nghị định 70/2025, hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền phải có các nội dung gồm: tên, địa chỉ, mã số thuế người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/SĐT của người mua (nếu người mua yêu cầu).

Như vậy, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc phải ghi thông tin người mua. Theo quy định, bên bán chỉ cần ghi thông tin khi người mua yêu cầu.

Các sàn thương mại điện tử thường ẩn thông tin người mua, nên nhà bán cũng khó để phân biệt và giải trình là mình đã xuất hoá đơn nào. Bởi vậy, để dễ dàng quản lý hóa đơn xuất ra, bạn có thể cài đặt tên người mua trên hóa đơn theo dạng: Người mua trên sàn + ID đơn hàng (số hiệu đơn hàng) trên sàn để dễ giải trình với cơ quan quản lý thuế sau này.

7 - Tôi mới kinh doanh rau củ quả. Theo quy định, tôi hiểu là phải xuất hàng ngày khi bán, nhưng như vậy rất khó kiểm soát bởi thực tế mua bán liên tục và lắt nhắt. Vậy tôi có được xuất hoá đơn một lần vào cuối tháng không?

Bà Nguyễn Quỳnh Dương, Tổng giám đốc phần mềm quản lý bán hàng đa kênh Nhanh.vn:

Việc xuất hoá đơn một lần vào cuối mỗi tháng là hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm. Bạn phải xuất hoá đơn ngay khi chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá, không phân biệt là đã thu tiền hay chưa.

Tuy nhiên, bạn cũng nên xem lại, nếu mình bán rau củ doanh thu không cao quá 1 tỷ đồng/ năm, thì chỉ cần kê khai thuế, chưa phải xuất hóa đơn từ máy tính tiền theo điều 11, Nghị định 70/2025. Bạn có thể đăng ký phương pháp kê khai thuế theo từng lần phát sinh.

8 - Em làm admin 1 trang facebook, có nhận đăng bài thuê thì có cần đóng thuế như nào?

Bà Nguyễn Quỳnh Dương, Tổng giám đốc phần mềm quản lý bán hàng đa kênh Nhanh.vn:

Việc đăng bài thuê được hiểu giống như việc nhận booking quảng cáo. Như vậy, công việc của bạn có thể được coi là kinh doanh dịch vụ quảng cáo, nếu bạn nhận đăng bài thường xuyên.

Bạn có thể đọc thêm hướng dẫn trong Thông tư 40/2021 để kê khai thuế.

Mức thuế bạn cần phải đóng cho dịch vụ quảng cáo là 5% thuế Giá trị gia tăng và 2% thuế TNCN.

9 - Tôi mới bắt đầu kinh doanh online bán đồ ăn trên sàn. Doanh thu rất thấp. Tôi có thấy thông tin là nếu doanh thu nhỏ hơn 100 triệu đồng/năm thì không phải nộp thuế. Nếu vậy thì tôi có phải thực hiện thủ tục gì với nhà nước không.

Bà Nguyễn Quỳnh Dương, Tổng giám đốc phần mềm quản lý bán hàng đa kênh Nhanh.vn:

Từ ngày 1/7/2025, theo điều 5 tại Nghị định 117/2025, sàn thương mại điện tử có trách nhiệm khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay cá nhân kinh doanh trên từng đơn hàng. Như vậy, kể cả trường hợp doanh thu của bạn thấp dưới 100 triệu đồng một năm, sàn vẫn có nghĩa vụ khấu trừ thuế và nộp thay bạn.

Tuy nhiên, nếu doanh thu một năm không vượt mức 100 triệu đồng (trong năm 2025) và không vượt 200 triệu một năm (áp dụng từ 2026), bạn sẽ được hoàn thuế. Bạn tham khảo điều 10, Nghị định 117/2025 để thực hiện thủ tục hoàn thuế.

10 - Trường hợp kinh doanh cá nhân hoặc hộ kinh doanh trên các trang thương mại điện tử muốn được xuất hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) cho khách hàng là công ty có được không?

Bà Nguyễn Quỳnh Dương, Tổng giám đốc phần mềm quản lý bán hàng đa kênh Nhanh.vn:

Khi bạn là hộ kinh doanh, nếu chuyển đổi sang phương pháp kê khai thì có thể xuất được hoá đơn bán hàng, chứ không phải là hoá đơn giá trị gia tăng. Tuy nhiên, khách hàng của bạn là công ty vẫn có thể sử dụng hoá đơn bán hàng này để ghi nhận chi phí hợp lý.